Den øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger er kommunedirektør.

Når vi gir kommunale tjenester eller saksbehandler saken din, behandler vi dine personopplysninger innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter.

Noen ganger må vi få samtykke av deg til å behandle personopplysninger. Du får informasjon om hva behandlingen går ut på og du må deretter samtykke aktivt til behandlingen av personopplysningene dine. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake.

De mest sentrale lovene i den forbindelse er: 

• forvaltningsloven
• arkivloven
• helse- og omsorgstjenesteloven
• helseregisterloven
• plan- og bygningsloven
• opplæringsloven
• personopplysningsloven

Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg når du søker om tjenester eller melder deg på aktiviteter.

Når vi skal behandle din sak, trenger vi ofte flere opplysninger fra andre nasjonale register som folkeregister, skattemyndigheter eller NAV. Da kan du enten skaffe til veie disse opplysningene selv, eller så kan du samtykke til at vi skaffer de for deg. Det siste gir ofte en raskere saksbehandling siden vi har mulighet til å innhente opplysningene elektronisk.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til hele eller deler av befolkningen, innhenter vi også opplysninger fra folkeregisteret. Eksempel på dette er når vi skal tilby skole og helsestasjonstjenester til barn. I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.

Normalt sett så behandler vi navn, fødselsnummer, adresse og e-post sammen med de opplysningene som en nødvendig for å behandle saken din. Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om ektefelle/samboer og barn.

Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.

På nettsiden til Datatilsynet kan du lese mer om hva som regnes som personopplysninger.

Vi bruker elektroniske systemer når vi saksbehandler eller dokumenterer at vi utfører tjenester.

Når du sender opplysninger til kommunen, blir de overført til et elektronisk sakssystem. Det gjelder uansett om du har sendt inn opplysningene elektronisk eller per post.

Opplysningene vi har registrert er aktive så lenge du får tjenester eller vi behandler saken din. Når du ikke mottar tjenester lenger, eller saken er ferdigbehandlet, overføres opplysningene til det elektroniske arkivet. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovverket som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene. 

De som jobber med saken din har tilgang til opplysningene om deg. Alle ansatte i Leka kommune har taushetsplikt.

Opplysningene i systemene våre er tilgangsbegrenset. Det betyr at vi har sikkerhetsløsninger på ulike nivåer og områder i systemene som sikrer at:

• kun de som trenger tilgang på dine opplysninger får det
• opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Vi kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. 

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være sykehus, NAV, Utdanningsdirektoratet eller andre aktører.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystemer som ligger hos ekstern leverandør, for eksempel Landbruksdirektoratet, har vi databehandleravtale med de for å regulere sikkerheten rundt behandlingen og for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for.

Det betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke.

Personopplysninger som vi behandler i forbindelse med en lovpålagt plikt, lagres slik lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser gitt i arkivloven.

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

• hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
• hvor disse er hentet fra
• til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
• hvor lenge opplysningene skal lagres
• hvem opplysningene har blitt gitt videre til (dersom opplysningene har blitt gitt videre til noen andre)

Henvendelser om innsyn i personopplysninger kan sendes på e-post til kommunen.

Retting av feil

Hvis du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Du kan også be om at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble samlet inn til blir sperret eller slettet. Dette gjelder likevel ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. Ved krav om retting, sletting eller sperring, sender du en e-post til kommunen og beskriver hva du krever rettet, slettet eller sperret.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du kan fremme en klage, finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Personvernombudet veileder kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i forhold til regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.

Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud.

Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.

Personvernombud i kommunen:

Kirsti Hoff
e-post: kirsti.hoff@leka.kommune.no
telefon: 979 60 687